De organisatie van elk evenement start met een locatie, periode en bezoekers. Werk het basisconcept van je evenement voldoende uit voor je de evenementenaanvraag invult.
Je geeft deze informatie in bij de online evenementenaanvraag bij de delen:
Algemeen
Periode
Locatie
Opgelet: vergeet je situatieplan niet in te dienen via de “drag & drop-zone” op de eerste pagina van de evenementenaanvraag.
Welk type evenement organiseer je en wie is de doelgroep? Stel jezelf de volgende vragen over:
Evenementtype
Welk type evenement organiseer je?
Bv. concert, , rommelmarkt, fuif, wielerwedstrijd, …
Doelgroep
Bv. jongeren, gezinnen met kinderen, …
Aantal bezoekers
Maak een inschatting van het aantal bezoekers om de nodige veiligheids- en bewakingsmaatregelen te nemen.
Minderjarigen
Hou rekening met de wetgeving rond alcoholconsumptie.
Ticketverkoop
Verkoop je tickets of kan iedereen het evenement vrij bezoeken?
Prik een datum voor je evenement, de opbouw- en afbraakperiode. Bij de evenementenaanvraag moet je de volgende vragen beantwoorden:
Datum of data
Organiseer je een meerdaags evenement of enkel één dag?
Start- en einduur
Geef het start- en einduur per dag
Op- en afbouw
Voorzie je een op- en afbouwperiode voor het evenement?
Overnachtingen
Is er een mogelijkheid tot overnachten bij een meerdaags evenement? bv. camping
Een openbaar evenement kan op verschillende locaties plaatsvinden:
Evenementenlocatie
Bv. feestzaal, buurthuis, parochiezaal, …
Privédomein
Bv. weide van een landbouwer, loods, privégebouw
Openbaar domein
Bv. gemeentepark, markt, publiek parkeerterrein,…
Openbare weg
Bv. op straat
Bij je online evenementenaanvraag kan je de locatie op de volgende manieren ingeven:
Adres ingeven
Typ de locatie in en selecteer het dichtstbijzijnde adres.
Zone tekenen of plaatsen
Vind je evenement plaats op een wei of straat? Teken zelf de zone van je evenementlocatie.
Teken een lijn of buffer
Voor een parcours of wandeltocht kan je zelf een lijn tekenen. Je kan een buffer ingeven van maximum 2 meter, als extra speling.
GPX-bestand importeren
Organiseer je een wandeltocht of fietsparcours? Upload het GPX-bestand met het parcours
Nadat je de locatie hebt vastgelegd, krijg je te zien of er geen conflicten zijn met andere evenementen, wegenwerken of omleidingen.
Bekijk de handleiding voor het intekenen van zones .
Een situatieplan is een grondplan van de evenementenlocatie met informatie over de indeling van het gebouw. Bv. in- en uitgangen, podium, bar, brandkraan,..
De brandweer, politie en noodplanningsambtenaar kunnen op basis van dit plan de veiligheid van de evenementenlocatie inschatten en advies geven over veiligheidsmaatregelen.
Je moet verplicht een situatieplan toevoegen voor evenementen op privédomein dat niet oorspronkelijk bedoeld is als evenementenlocatie. Bv. weide, loods,…
Je kan het situatieplan toevoegen via de “drag & drop-zone” op de eerste pagina van het aanvraagformulier.
