Versie 2.0 – 15 december 2020
Om jou als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werkt het bestuur met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door gemeente en OCMW Moerbeke.
Lokaal bestuur Moerbeke vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met je persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar het lokaal bestuur beroep op doet.
Lokaal bestuur Moerbeke verwerkt enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. Ze waken daarbij over de volledigheid en juistheid van je persoonsgegevens.
Het bestuur bewaart je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden je persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van je persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.
Je persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kan het bestuur bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat ze je persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.
Het bestuur verzamelt en gebruikt je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij je gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:
Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:
In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
Het lokaal bestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.
Het bestuur geeft je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen wij je gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.
In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken. Meer informatie over de verwerkersovereenkomsten vind je hier .
Wanneer wij als bestuur persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens. Bekijk het overzicht van onze protocollen.
In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving. Meer informatie over openbaarheid van bestuur.
Indien het bestuur je persoonsgegevens verwerkt, heb je de volgende rechten:
Je mag weten of we persoonsgegevensgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
Als je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.
Je mag vragen dat je persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:
Wij zullen je persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om je gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.
Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
Wanneer de verwerking beperkt is, worden je persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met jouw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.
Wanneer je persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met je bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van je gegevens staken.
Wanneer we je persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van je toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op je toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.
Wanneer de verwerking gebaseerd is op je toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van je persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van je toestemming blijft evenwel geldig.
Je kan je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat niemand anders dan jezelf deze rechten kan uitoefenen werd hiervoor een formulier opgemaakt. Je kan het formulier en de instructies hier terugvinden.
Indien je je gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties je gegevens hebben geraadpleegd, kan je je rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
Wij sturen verschillende nieuwsbrieven. Je ontvangt deze als je je hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je de nieuwsbrieven niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en haar activiteiten, onder andere in ons infomagazine, in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.
Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd je expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook en Instagram.
Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van je verzoek worden deze berichten door ons bewaard.
Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door jou verwijderd worden.
Je persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van je persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.
Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie. In de cookiebanner onderaan de website kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.
Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbaar domein. Met deze bewakingscamera’s hebben we de bedoeling om gemeentelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je jou begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook je persoonsgegevens verwerkt.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden automatisch gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Je vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
Ben je ontevreden met de behandeling van je verzoek of ben je van mening dat de behandeling van je persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.
De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.
De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.
Je kan ons contacteren via e-mail naar privacy@moerbeke.be of per brief naar Lokaal bestuur Moerbeke, Lindenplaats 7 te 9180 Moerbeke.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.
Versie 1.0 – 27 mei 2021
Lokaal bestuur Moerbeke respecteert je rechten bij de verwerking van je persoonsgegevens. In deze verklaring vind je hoe we je persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft specifiek het beleid aan het op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming in het kader van de verwerking van persoonsgegevens door de lokale besturen ter bestrijding van de Covid-19-pandemie.
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken.
Gegevens betreffende personen verzameld in het kader van quarantainehandhaving:
Je persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van preventieve gezondheidszorg, en meer bepaald om het verspreiden van het coronavirus COVID-19 tegen te gaan.
We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons hierin zijn toebedeeld, te kunnen verrichten.
De beoogde gegevensverwerking door lokaal bestuur Moerbeke is gebaseerd op:
De verwerkingsverantwoordelijke zal je persoonsgegevens bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van de wettelijke verplichting en binnen het kader van deze activiteiten.
Wij geven je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.
In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
Je belangrijkste rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn: het recht op inzage, het recht op correctie, het recht om te wissen (vergetelheid), het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken, het recht om gegevensportabiliteit, het recht om een klacht in te dienen en het recht om uw toestemming in te trekken.
Je kan je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat niemand anders dan jijzelf deze rechten kan uitoefenen werd hiervoor een formulier opgemaakt. Je kan het formulier en de instructies hier terugvinden.
Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Je vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
Ben je ontevreden met de behandeling van je verzoek of ben je van mening dat de behandeling van je persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.
De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.
De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.
Je kan ons contacteren via e-mail naar privacy@moerbeke.be of per brief naar Lokaal bestuur Moerbeke, Lindenplaats 7 te 9180 Moerbeke.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.
